KSeF für Buchhaltungsbüros: So bedienen Sie mehrere Kunden
Arbeitsstandard des Buchhaltungsbüros nach der Einführung von KSeF: Berechtigungen, Segmentierung und Überwachung des Kundenportfolios.
Kundensegmentierung
Buchhaltungsbüros sollten Kunden entsprechend der Komplexität des Prozesses in Segmente einteilen: einfache Verkäufe, hohe Anzahl von Korrekturen, internationale Verkäufe, E-Commerce.
Mit dieser Aufteilung können Sie geeignete Verfahren zuweisen und Situationen begrenzen, in denen eine Ausnahme das gesamte Portfolio der betreuten Einheiten blockiert.
- •Segment A: geringe Komplexität und geringes Volumen.
- •Segment B: häufige Anpassungen und Saisonalität.
- •Segment C: Hohe Komplexität und Integrationen.
Verwaltung von Rechten und Pflichten
Je größer das Büro, desto größer ist die Notwendigkeit einer strikten Aufgabenteilung. Ein Berechtigungsmodell für alle Teams ist ein direkter Weg zu Fehlern und Prüfungsschwierigkeiten.
In der Praxis funktioniert das Modell mit einem Kundenvertreter, einem Prozessbetreiber und einem Qualitätsbeauftragten gut.
- •Rollenmatrix für jede Kundengruppe.
- •Für Ausnahmen gilt die Vier-Augen-Regel.
- •Regelmäßige Überprüfung der Berechtigung.
Reporting für den Endkunden
Kunden erwarten nicht nur eine korrekte Buchhaltung, sondern auch klare Informationen über den Status von Dokumenten und Risiken. Dies ist ein Bereich, der ein Wettbewerbsvorteil des Büros sein kann.
Automatische Status- und Ablehnungsberichte reduzieren die Zahl der Ad-hoc-Anfragen und verbessern die Beurteilung der Servicequalität.
- •Wöchentlicher KSeF-Statusbericht.
- •Liste der Dokumente, die eine Aktion des Kunden erfordern.
- •Bericht über Ablehnungsgründe und Empfehlungen.